Le dossier de presse est le guide pratique d’une entreprise, d’une manifestation ou d’une actualité, réalisé pour les journalistes. Il est beaucoup plus complet et plus général que le communiqué de presse.
Le dossier de presse est un document de plusieurs pages (d’une grosse dizaine en général) qui ne se lit pas comme un livre, de la première à la dernière page.
Les journalistes l’utilisent pour « piocher » l’information dont ils ont besoin au fur et à mesure.
Le dossier de presse doit donc :
Ex. Cas pratique d’une manifestation.
Le dossier de presse est utile pour la communication en amont de l’événement. Il peut ainsi être diffusé largement à toute la base de contacts presse correctement créée deux mois avant la manifestation et il est régulièrement amendé et/ou complété dans les semaines qui précèdent le jour J.
Il est également possible d’annoncer la manifestation via communiqué, et de n’envoyer le dossier de presse qu’aux journalistes qui en feraient la demande.
Il vaut mieux opter pour l’une ou l’autre formule sans se lancer dans la rédaction d’un mix plus long qu’un communiqué et moins complet qu’un dossier de presse : vous n’obtiendrez au final que les inconvénients des deux formules.
Prévoir toujours assez d’imprimés pour les donner aux journalistes présents sur place. Prévoir également de l’envoyer par mail en pdf (et .doc si c’est demandé).
L’information donnée dans le dossier de presse doit être valide pendant toute sa durée d’utilisation (avant et pendant l’événement). Il n’est pas daté du jour où il est écrit.
Aux indications de temps relatives (aujourd’hui, demain…), il faut préférer les échéances fixes (le 15 juin, cet automne, etc…).
Quelle que soit la manifestation, un dossier de presse s’organise le plus souvent selon un plan définie de manière classique :
Avec un titre précis, une date, un lieu et, si possible, le visuel événement.
C’est ce que le journaliste lira en premier lieu. Elle doit comporter un titre efficace ou explicite et un chapeau (quelques lignes de présentation qui informent rapidement sur « Qui ? Quand ? Quoi ? Où ? »).
Il s’agit d’expliquer les grands traits de l’action sur laquelle repose votre manifestation.
Avec un bilan donnant une idée de l’importance de la participation, de la fréquentation du public, ou le classement final (si nécessaire bien sur).
Indiquant les heures approximatives.
Vos partenaires et sponsors peuvent être présents dans le dossier de presse sous la forme d’une liste de noms ou de logos, et d’un descriptif, qu’il est en général simple de récupérer auprès des services communication propres à chaque entité. Il faut aussi veiller à assurer la visibilité de tous les partenaires et sponsors à hauteur de leur soutien en évitant en tout cas les différences de traitement arbitraires.
Sous forme de plan ou d’indications de direction à partir d’un point de référence (grande ville la plus proche, par exemple).
Élément facultatif, mais qui intéresse souvent les journalistes pressés, l’interview d’une personne clef de l’organisation ou d’une personnalité de référence dans le domaine concerné peut enrichir grandement votre dossier de presse.
Il peut aussi être utile de joindre au dossier de presse
Le formulaire de réponse et / ou de demande d’accréditation
Le formulaire de réponse permet aux journalistes intéressés de manifester leur intérêt pour l’événement et de prévenir de leur présence pendant celui-ci. Il vous permet aussi d’enrichir votre base de contacts presse.
Dans les pages de votre dossier de presse et particulièrement sur le formulaire de réponse, vous pouvez proposer des photos (papier, diapos, ou numériques) libres de droits des précédentes éditions de la manifestation.
N’hésitez pas à joindre l’affiche de la manifestation pour que les journaliste puissent rattacher votre dossier à un visuel voir qu’ils pourront utiliser pour illustrer votre article.
Une fois votre dossier ou communiqué écrit, vous allez l’adresser à une base de contacts presse correctement établie. Mais attention, de nombreux codes sont à respecter pour faire que le dossier de presse n’atterrisse pas illico dans la poubelle des boites mails des journalistes.
Ce n’est pas en inondant les rédactions et en harcelant les journalistes au téléphone que les meilleurs articles se décrochent. L’information sera d’autant mieux reprise dans la presse que les journalistes la recevront en temps et en heure sous la forme la plus facile à exploiter pour eux.
Pour que votre information puisse être relayée dans les temps, il faut ainsi tenir compte des contraintes de fabrication de chaque média
Les sujets sont en général prévus 2 ou 3 jours avant publication. Seule l’actualité est traitée au jour le jour.
Si la plupart des hebdomadaires paraissent du mercredi au vendredi, il faut bien être attentifs au « bouclage » des sujets, qui se fait donc régulièrement la semaine précédente ou en début de semaine.
Les mensuels calent leurs sujets 30 à 40 jours avant la date de parution, voir beaucoup plus en amont selon la taille de la rédaction.
Selon l’émission visée (flash d’information, émission quotidienne ou hebdomadaire…) les délais seront variables. Il est impératif de les contactez très longtemps à l’avance pour connaître avec précision leur planning et pouvoir les relancer en temps et en heure.
En constituant la base de contacts, il est facile d’identifier un certain nombre de rubriques susceptibles de reprendre l’information et identifier les personnes qui s’en occupent.
Il est d’ailleurs encore plus intéressant d’envoyer des « axes » différents aux journalistes en fonction de la rubrique dont ils ont la charge : c’est un gain du temps important dans les relances et dans les conversations avec les journalistes.
La question à avoir en permanence à l’esprit est :
De quelle information ce journaliste précis va-t-il avoir besoin ?
Quels moyens de diffusion ?
Aujourd’hui, le moyen de diffusion principal d’un dossier de presse reste bien sur l’envoi par mail. Mais il est impératif, dans le cadre d’une manifestation, d’un déjeuner de presse ou d’une rencontre physique avec les médias, de pouvoir leur distribuer une version papier.
Si l’e-mail est votre seul mode d’envoi de dossier ou de communiqué, n’hésitez pas à téléphoner dans la foulée à la rédaction en question pour vous assurer que le document est arrivé et qu’il a été consulté.
Précautions d’usage de l’e-mail : Organiser votre envoi
Les relances sont déterminantes pour attirer l’attention des journalistes sur le dossier de presse que vous leur avez envoyé.
Pour vous assurer que les informations que vous avez diffusées ont atteint leur destinataire, vous devez relancer vos contacts presse quelques jours ou une semaine au plus tard après votre envoi. Si la liste est trop longue, ou si vous disposez de peu de temps, sélectionnez les médias qui vous semblent prioritaires.
Une relance se fait le plus souvent par téléphone.
Le plus souvent, votre interlocuteur vous demandera un nouvel envoi. Ne perdez pas patience ! Votre appel aura servi à attirer son attention et ce nouvel envoi sera sans doute mieux accueilli que le premier.
Les relances sont aussi l’occasion d’enrichir votre base de contacts de noms de journalistes. Notez donc systématiquement le nom de celui que vous avez au téléphone, ou demandez à la personne que vous avez en ligne de vous indiquer qui traite ce type d’information.
En cas d’accueil sur un événement…
Identifier le relais communication.
Sur place, s’il n’y a pas toujours besoin d’un accueil presse spécifique, pensez à présenter la personne qui assure les relations avec la presse à tous les membres de l’organisation et à leur demander de renvoyer vers elle tout journaliste qui se présentera. Dans ce cas, une large diffusion du numéro de téléphone portable de la personne en question est fort utile.
Prévoir un badge « presse » pour les journalistes qui auront renvoyé leur demande d’accréditation et pour ceux qui se présenteront sur place au dernier moment. Si certaines zones de la manifestation ont un accès restreint pour le public mais que vous souhaitez les ouvrir à la presse, ce badge permettra de les reconnaître pour les laisser passer.
… Et pour anticiper sur les demandes des journalistes
La personne qui s’occupe des relations avec la presse peut anticiper sur les demandes des journalistes en conservant sur elle en permanence :
Pour faciliter les relations directes avec les journalistes
Identifiez les informations-clef que vous souhaitez communiquer
Evitez de vous disperser en rappelant aux médias l’intégralité du dossier de presse dans vos communications écrites ou téléphoniques, mais gardez à l’esprit les quelques points (de 3 à 5 maximum) qui vous semblent primordiaux. Votre discours n’en sera que plus structuré. Lors de communications téléphoniques ou au cours de conversations, il vous suffira de les lister pour être certain de ne rien oublier d’essentiel et de mentionner les principales informations.
Proposez leur des axes d’intérêt
Votre meilleur argument pour faire venir les journalistes sur place ou pour les convaincre de reprendre votre communiqué : leur proposer des axes de sujet qui correspondent à leur rubrique ou leur émission.
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